De ruggengraat van je administratie

De 6 fasen van Workflow Design

Elke onderneming, groot of klein, draait op een reeks onzichtbare werkstromen. Vaak groeit zo'n administratief proces organisch, zonder bewuste structuur. Tot het moment komt waarop je voelt: hier gaat kostbare tijd verloren. Of erger: je administratie begint je groei in de weg te zitten.

Bij Workflow Design knippen we daarom elk bedrijfsproces op in 6 herkenbare fasen. Inzicht in deze fasen helpt je om grip te krijgen op je administratie, knelpunten te herkennen én slim te optimaliseren.

De 6 fasen in één oogopslag

1. Prospectie

De eerste stap: nieuwe klanten aantrekken. Hier breng je je leads in kaart, leg je contactmomenten vast en volg je potentiële klanten op. Zonder een gestructureerd prospectieproces verlies je kansen of loop je altijd achter de feiten aan.

2. Offerte & Verkoop

Er is interesse in je aanbod? Dan maak je een voorstel: je offerte. Deze fase draait om het helder, snel en professioneel aanbieden van je diensten of producten. Snelheid en duidelijkheid in je aanbod verhogen je conversie en zetten de toon voor de samenwerking.

3. Uitvoering

Je opdracht is verkocht — nu moet je leveren wat je beloofd hebt. Denk aan projectbeheer, afspraken nakomen, communicatie met de klant. Hier maak je het verschil tussen een eenmalige verkoop en een duurzame klantenrelatie.

4. Aankoop

Tijdens je werk maak je zelf kosten: materialen, diensten, licenties. Een slim aankoopproces houdt controle over deze uitgaven en legt de basis voor je facturatie. Inzicht in je uitgaven is essentieel voor een gezonde cashflow en een correcte boekhouding.

5. Facturatie

Na oplevering volgt de facturatie: snel, correct en professioneel. Geen Word- of Excelfacturen meer, maar gestandaardiseerde processen die foutloos werken. Tijdige facturatie betekent tijdige inkomsten. Professionele facturen maken ook een sterke indruk.

6. Betaling

Tot slot: betaald worden. Een strak proces van opvolgen en herinneren zorgt ervoor dat je effectief ontvangt waar je recht op hebt. Je omzet is pas écht omzet als het geld op je rekening staat.

Hoe de fasen in elkaar overgaan

Deze zes fasen vormen samen een cyclisch proces. Na betaling start de cyclus opnieuw bij prospectie: nieuwe klanten, nieuwe opdrachten, nieuwe facturen. Elk onderdeel bouwt voort op het vorige. Wat je aan de voorkant strak regelt (bv. een goede offerte), vergemakkelijkt je werk verderop (bv. snelle facturatie en betaling). Een gezonde administratie loopt soepel. Zodra één schakel hapert, vertraagt de hele flow.

Tot slot

Door je administratieve proces op te delen in deze zes fasen krijg je inzicht, grip en rust.
Niet omdat administratie je grootste hobby moet worden, maar omdat een gestroomlijnde administratie je de ruimte geeft om te focussen op wat echt telt: ondernemen en groeien.

Meer grip op je administratie? Start hier, fase per fase

Structuur in je administratie brengen klinkt als een groot project. Maar het hoeft niet overweldigend te zijn. Door je processen op te splitsen in duidelijke fases, wordt het ineens wél behapbaar. Yelski’s Workflow Design heeft 6 fasen die je vast herkent in je zaak.

Klaar om aan de slag te gaan?

Je hoeft geen expert te zijn om je administratie slimmer aan te pakken. Kies 1 of 2 fases waar je nu verbetering wil en begin daar. We wensen je grip op je zaak!

Je wil meer?

• The Basics loodsen je door de hele flow, op je eigen tempo en volgorde.

• Twijfel je? Plan je intake en we bekijken waar jij het meeste aan hebt.