Mega veel tips
Meer grip op je administratie? Start hier, fase per fase
Structuur in je administratie brengen klinkt als een groot project. Maar het hoeft niet overweldigend te zijn. Door je processen op te splitsen in duidelijke fases, wordt het ineens wél behapbaar. Yelski’s Workflow Design heeft 6 fasen die je vast herkent in je zaak.
In deze blog vind je per fase een reeks eenvoudige maar doeltreffende tips. Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken—kies één fase waar je nu de meeste winst verwacht. Daar start je.
Fase 1: Prospectie
Identificeren en opvolgen van potentiële klanten
Een goed begin is écht het halve werk. In je prospectiefase leg je de basis voor je verkoop. Met meer overzicht verlies je minder kansen uit het oog.
Leg contactmomenten vast in een CRM in plaats van losse notities
Werk met labels of categorieën (bv. warm, koud, in afwachting)
Automatiseer reminders om tijdig opnieuw contact op te nemen
Gebruik rapportage om te zien welke kanalen het meeste opleveren
Fase 2: Offertes & verkoop
Voorstellen opmaken en verzenden
Een offerte hoeft geen knip- en plakwerk te zijn. Met een vaste structuur win je tijd én straal je vertrouwen uit.
Bouw een standaardofferte op met herbruikbare blokken
Gebruik een digitale tool (zoals een CRM of offerteplatform)
Schrijf vaste inleidingen en beschrijvingen die je eenvoudig kan aanpassen
Hou bij hoeveel offertes er worden aanvaard (en hoe snel)
Fase 3: Uitvoering
Projecten of opdrachten realiseren
Heb je een ‘ja’ van de klant? Dan begint je echte werk. Een helder werkproces zorgt ervoor dat alles loopt, ook als jij er even niet bent.
Bewaar info, documenten en notities op een vaste plek (digitaal)
Werk met gedeelde mappen of tools zodat collega’s snel kunnen inspringen
Gebruik sjablonen voor briefings of notitiedocumenten
Werk met een standaard checklist bij de start van elk nieuw project
Fase 4: Aankoop
Aankoopfacturen verwerken en opvolgen
Facturen die rondslingeren, dubbele boekingen, onvolledige overzichten... Met een eenvoudige structuur wordt je aankoopadministratie beheersbaar.
Activeer je Peppol-postbus om alles op één plek te ontvangen
Bewaar facturen per leverancier of project in een duidelijke mappenstructuur of tool
Gebruik tags of filters in je boekhoudtool
Houd een lijst bij van ontbrekende documenten voor je boekhouder met een digitale tool
Fase 5: Facturatie
Facturen opstellen en verzenden
Een goed facturatieproces zorgt voor tijdige betaling en minder fouten. En nee, dat hoef je niet handmatig te blijven doen.
Gebruik facturatiesoftware – zo werk je Peppol-proof
Koppel je facturatietool aan je CRM voor automatische gegevens
Werk met vaste factuurlayouts en duidelijke omschrijvingen
Plan een vast wekelijks moment in voor opvolging van openstaande facturen
Fase 6: Betaling
Inkomende betalingen beheren
Betaald worden is het sluitstuk van je werk. En tegelijk een bron van frustratie als er geen overzicht is. Tijd om dat recht te trekken.
Zorg dat je altijd weet wat openstaat (via dashboard of boekhoudtool)
Stel automatische herinneringen in via je facturatiesoftware
Analyseer je betaaltermijnen: wie betaalt laat, hoe vaak?
Stel een korte betaalpolicy op: wanneer herinner je, wanneer bel je?
Meer grip op je administratie? Start hier, fase per fase
Structuur in je administratie brengen klinkt als een groot project. Maar het hoeft niet overweldigend te zijn. Door je processen op te splitsen in duidelijke fases, wordt het ineens wél behapbaar. Yelski’s Workflow Design heeft 6 fasen die je vast herkent in je zaak.
Klaar om aan de slag te gaan?
Je hoeft geen expert te zijn om je administratie slimmer aan te pakken. Kies 1 of 2 fases waar je nu verbetering wil en begin daar. We wensen je grip op je zaak!
Je wil meer?
The Basics loodsen je door de hele flow, op je eigen tempo en volgorde.
Twijfel je? Plan je intake en we bekijken waar jij het meeste aan hebt.